Gestion du parc informatique dans un espace collaboratif

openhost vous propose une application de gestion de matériel gratuite intégrée à votre site SharePoint hébergé chez nous.
Ceci est un exemple de customisation de SharePoint 2013 dont l’objectif est de gérer votre parc informatique (gestion des affectations, des garanties, etc…).
Dans cet exemple, nous avons créé des tables contenant les utilisateurs, les localisations, les fabricants etc… Dans le but d’utiliser des listes déroulantes lors des créations ou des modifications de fiches matériel. De plus, cela permet des recherches plus précises en évitant des doublons.

gestion de parc informatique matériel par sharepoint
Descriptif de certains des champs principaux (vous pouvez bien sûr les ajouter, les modifier ou les supprimer en fonction de vos besoins) :

  • N° d’inventaire : Code barre ou référence interne.
  • Manager IC : Responsable du matériel.
  • Localisation : Situation géographique.
  • Utilisateur : Personne à laquelle le matériel est affecté.
  • Famille : Type de périphérique.
  • Fabricant : Constructeur.
  • Modèle : référence de la gamme.
  • Affiliation : affectation à une équipe ou un domaine.
  • Fin de garantie : champ calculé automatiquement par rapport à la date d’achat et à la durée de garantie.
  • Type de garantie : information complémentaires concernant le support matériel (contrat de maintenance, extension, dépannage sur site, etc…).
  • Commentaires : Informations complémentaires concernant le matériel.

Consultation du parc

Pour consulter l’ensemble de votre parc informatique, il vous suffit de cliquer sur « Matériels » dans la colonne de gauche. Vous pouvez utiliser des filtres et créer des vues différentes si vous avez besoin de différents types d’affichage.

Consultation d’un objet

Pour trouver un objet, vous pouvez utiliser les filtres sur chacune des colonnes. Cliquez ensuite sur le numéro d’inventaire afin d’accéder à la fiche de l’objet :

gestion de parc informatique detail par sharepoint

Modification d’un objet

Lors de la consultation d’un objet, vous pouvez le modifier en cliquant sur « Modifier l’élément » :

gestion de parc informatique modification matériel par sharepoint

 

Vous pouvez alors modifier les informations de cet objet :

gestion de parc informatique edition matériel

Vous pouvez utiliser des listes déroulantes afin de remplir plus rapidement vos fiches.

Ajout d’un utilisateur (nouvelle arrivée)

Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur « Utilisateurs » dans la colonne de gauche. Vérifiez que l’utilisateur n’est pas déjà existant. Cliquez ensuite sur « nouvel élément » puis renseigner le champ en prenant soin d’utiliser la même syntaxe que pour les autres utilisateurs.

Mutation d’un utilisateur (réaffectation de matériel)
Cliquez sur « Matériels » dans la colonne de gauche puis utilisez un filtre sur le nom de l’utilisateur afin de voir l’ensemble du matériel affecté à son nom :

gestion de parc informatique mutation utilisateur

Cliquez sur le numéro d’inventaire pour procéder à la modification de l’objet.

Ajout d’un matériel (achat)

Cliquez sur « Matériels » dans la colonne de gauche puis sur nouvel élément. Vous accéder à un formulaire avec les champs précédemment configurés :

gestion de parc informatique achat matériel

Configuration des listes déroulantes

Afin d’utiliser des listes déroulantes pour remplir vos fiches, vous devez configurer vos listes déroulantes. Cliquez sur Contenu du site dans la colonne de gauche puis sur ajouter une application :

gestion de parc informatique contenu site

Sélectionnez « Contacts » ou « Liste personnalisée » Puis saisissez un nom pour cette liste :

gestion de parc informatique liste

Personnalisez votre nouvelle liste puis remplissez là avec vos données.
Votre liste est maintenant disponible afin d’être utilisée en tant que liste déroulante.

Utilisation d’une liste déroulante

Cliquez sur « Contenu du site » dans la colonne de gauche puis cliquez sur « … » en haut à droite de l’élément dans lequel vous souhaitez utiliser une liste déroulante :

gestion de parc informatique ajout litse

Cliquez ensuite sur paramètres :

gestion de parc informatique paramètres

Puis « Créer une colonne » :

gestion de parc informatique colonne matériel

Nommez votre nouvelle colonne, sélectionnez « Recherche (informations déjà sur ce site) » puis sélectionnez votre liste à la section « Obtenir des informations à partir de : ». Enfin sélectionnez la colonne qui contient les données que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante :

gestion de parc informatique colonne utilisateur

Validez en cliquant sur OK. Votre liste déroulante personnalisée est opérationnelle.

Voila ce que nous vous proposons gratuitement sur votre espace collaboratif SharePoint. Un outil simple de gestion de parc que vous pouvez faire évoluer facilement.

Nous sommes, comme pour le reste de nos services, à votre disposition pour vous aider à customiser votre SharePoint.

 

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