La « boîte aux lettres de salle » dans Microsoft Exchange est utilisée pour réserver des salles de réunions, elle représente généralement un emplacement physique au sein de votre organisation.  Les utilisateurs peuvent alors créer des demandes de réservation de salle pour les rendez-vous.

Comment créer une boîte aux lettres de salle dans Exchange ?

Pour créer une boîte aux lettre de salle vous devez-vous connecter à votre panneau d’administration avec votre compte administrateur. Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau » puis « Boîte aux lettres de salle » :

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Vous allez devoir définir un nom pour cette BAL, une adresse de messagerie ainsi que d’autres paramètres. La capacité permet d’attribuer un « quota » à votre salle, ainsi si vous spécifier 30 places, vous ne pourrez pas créer des réunions avec plus de 30 participants.

La gestion d’une BAL de salle est soit automatique ou soit dégluées.

  • Automatique : La BAL accepte les demande de rendez-vous automatiquement et vous informera si la salle est prise lorsque vous souhaitez planifier votre réunion
  • Délégation : Vous déléguer la tâche d’accepter ou de refuser les demandes de réunions à une personne de votre organisation.

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Comment utiliser une ressource de salle ?

Une fois votre boîte aux lettres de salle correctement crée, vous allez devoir passer par « l’assistant de planification » (disponnible via Outlook et OWA) pour créer votre demande de réunion. Vous aurez un aperçu de la disponibilité de la salle sur votre créneau horaire dans la partie de droite. La salle peut également vous suggérer un horaire de disponibilité.

Vous pourrez alors choisir dans la partie « Emplacement » la salle précédemment crée :

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Une fois votre invitation envoyé, vous recevez un mail vous confirmant ou non l’enregistrement de votre rendez-vous dans le calendrier de la BAL de salle.

Attention : par défaut, l’évènement sera inscrit dans votre calendrier ainsi que dans le calendrier de la salle. Cependant, par défaut, vous n’avez pas l’autorisation d’afficher directement le calendrier de la salle. Si vous souhaitez effectuer cette opération, merci de vous adresser à notre support technique.

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Dans le cadre du mode « Délégation » sur la BAL de salle, le rendez-vous apparaîtra avec comme statut « En attente »  la personne en charge de celle salle recevra ce type de message :

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Les rénions apparaitront ensuite dans le ou les calendriers des utilisateurs mais aussi dans le calendrier de salle en question (non visible par défaut) :

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